Sandhoff IT- & Mediensysteme
Praxis

Medientechnik ausschreiben 2026: Leitfaden für Einkäufer und öffentliche Auftraggeber

Eine gute Ausschreibung ist der Schlüssel zu erfolgreichen AV-Projekten. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie Sie bessere Angebote erhalten – mit einem klaren Blick auf den aktuellen rechtlichen Rahmen 2026, herstellerneutrale Leistungsbeschreibung und die Praxisfallen, die ich in über zehn Jahren Fachplanung immer wieder gesehen habe.

Luca Sandhoff

Fachplaner für Medientechnik

12. Jan. 202416 Min.
AusschreibungVergabeBeschaffungLeistungsverzeichnisVergaberechtÖffentliche VergabeHOAIMedientechnikAVIXA
Moderner Konferenzraum mit professioneller Medientechnik
Inhaltsverzeichnis(10 Abschnitte)
Teilen:

Warum überhaupt ausschreiben?

Viele Unternehmen fragen: "Warum sollen wir ausschreiben, wenn wir bereits einen bewährten Lieferanten haben?" Die Antwort liegt in drei wesentlichen Vorteilen:

Bessere Preise. Bei professionellen Ausschreibungen liegen die Preisunterschiede zwischen Anbietern regelmäßig bei 20–40 %. Selbst bei einem mittelgroßen Projekt mit 50.000 € Auftragsvolumen können Sie durch eine Ausschreibung 10.000–20.000 € sparen.

Bessere Lösungen. Verschiedene Anbieter haben unterschiedliche Stärken und Erfahrungen. Durch eine Ausschreibung erhalten Sie verschiedene Lösungsansätze und können die beste auswählen – nicht nur die des Anbieters, den Sie zufällig kennen.

Dokumentierte Anforderungen. Der Prozess der Ausschreibungserstellung zwingt Sie, Ihre Anforderungen klar zu definieren. Diese Dokumentation ist Gold wert für das spätere Projekt und vermeidet Missverständnisse.

Wann ist eine Ausschreibung sinnvoll?

  • Projektvolumen über 20.000 € (privatwirtschaftlich)
  • Technisch komplexe Anforderungen
  • Mehrere vergleichbare Anbieter am Markt
  • Öffentliche Auftraggeber (gesetzliche Pflicht – siehe unten)

Rechtlicher Rahmen: Privatwirtschaft vs. öffentliche Auftraggeber

Bevor Sie ausschreiben, müssen Sie wissen, in welchem Regelungsregime Sie sich bewegen. Das ist 2026 wichtiger denn je – die Anpassung der EU-Schwellenwerte zum 1. Januar 2026 hat die Pflicht zur europaweiten Ausschreibung leicht ausgeweitet.

Für privatwirtschaftliche Auftraggeber

Hier gilt grundsätzlich Privatautonomie. Sie können ausschreiben, müssen aber nicht. Beachten müssen Sie:

  • Interne Compliance-Richtlinien (Vier-Augen-Prinzip, Schwellenwerte für Einkaufsprozesse)
  • BGB-Werkvertragsrecht (§§ 631 ff. BGB) für die Vertragsgestaltung
  • Bei Bauleistungen: optional VOB/B (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Teil B)
  • DSGVO bei AV-Systemen mit Aufzeichnungs- oder Identifikationsfunktion
  • § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei "technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen" – das betrifft moderne AV-Systeme mit Kameratracking, Voice Analytics oder Recording-Funktion

Für öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen, öffentliche Unternehmen)

Hier gilt strenges Vergaberecht. Die Schwelle entscheidet über das anwendbare Regime:

Oberhalb der EU-Schwellenwerte (ab 1. Januar 2026):

AuftragsartSchwellenwert netto
Bauleistungen5.404.000 €
Liefer-/Dienstleistungen (klassische Auftraggeber)216.000 €
Liefer-/Dienstleistungen (obere/oberste Bundesbehörden)140.000 €
Liefer-/Dienstleistungen (Sektorenauftraggeber)432.000 €
Soziale und besondere Dienstleistungen750.000 €

Oberhalb dieser Werte: Europaweite Ausschreibung nach GWB §§ 97 ff., VgV (Vergabeverordnung) und – für Bauleistungen – VOB/A EU.

Unterhalb der EU-Schwellenwerte: Nationales Vergaberecht. Für Liefer- und Dienstleistungen die UVgO (Unterschwellenvergabeordnung), für Bauleistungen die VOB/A. Hinzu kommen länderspezifische Tariftreue- und Vergabegesetze (z. B. TVgG-NRW).

Wichtig: Auch unterhalb der Schwellen gelten Grundsätze von Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung und Wirtschaftlichkeit. Direktaufträge sind bei Bundesbehörden bis 15.000 € netto möglich (§ 14 UVgO i. V. m. aktuellen Verwaltungsvorschriften), bei Bauleistungen seit 2026 bis 50.000 € (§ 3a Abs. 4 VOB/A).

Spezielle Verträge für öffentliche IT-Beschaffung: Die EVB-IT-Verträge (Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen) sind für Bund, Länder und Kommunen verbindlich. Relevante Vertragstypen für AV-Beschaffung: EVB-IT Kauf, EVB-IT System, EVB-IT Dienstleistung, EVB-IT Service.

Vorbereitung der Ausschreibung

Eine gute Ausschreibung beginnt lange vor dem Versenden des Leistungsverzeichnisses. Die Vorbereitungsphase ist entscheidend für den Projekterfolg.

Schritt 1: Stakeholder einbinden

Bevor Sie ausschreiben, müssen Sie wissen, was Sie brauchen. Sprechen Sie mit allen Beteiligten:

  • IT-Abteilung: Netzwerk-Anforderungen, Sicherheitsrichtlinien, QoS, VLANs, Firewall-Regeln
  • Facility Management: Bauliche Möglichkeiten, Elektro- und HLK-Kapazitäten, Brandschutz
  • Endnutzer: Tägliche Nutzungsszenarien, Schmerzpunkte, gewünschte UCC-Plattformen
  • Management: Budget, strategische Ziele, ROI-Erwartungen
  • Datenschutzbeauftragter: DSGVO-Konformität bei Recording-Systemen, Voice-Analytics, Kameratracking
  • Compliance / Einkauf: Sanktionslisten-Check, Hinweisgeberschutzgesetz, Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG bei Auftraggebern ab 1.000 Mitarbeitern)
  • Betriebsrat: Mitbestimmung nach § 87 BetrVG – idealerweise vor Ausschreibungsstart einbeziehen
  • Brandschutzbeauftragter: Bei Festinstallationen, insbesondere in Deckenhohlräumen (UL 2043 / Plenum-Zertifizierung)

Schritt 2: Raumanalyse

Dokumentieren Sie die relevanten Räume systematisch:

  • Grundrisse mit Maßen (CAD-Pläne idealerweise als DWG oder PDF)
  • Foto-Dokumentation aller relevanten Wand- und Deckenflächen
  • Bestehende Technik (Inventarliste mit Modell, Alter, Zustand)
  • Akustische Bestandsaufnahme (RT60 messen oder fachlich schätzen)
  • Elektro- und Netzwerk-Infrastruktur (verfügbare Steckdosen, PoE-Switch-Kapazitäten, Cat-Verkabelung)
  • Architektonische Besonderheiten (Doppelboden, abgehängte Decke, Glasflächen)

Schritt 3: Anforderungskatalog

Erstellen Sie einen strukturierten Anforderungskatalog mit drei Ebenen:

  • Funktionale Anforderungen – "Was muss das System können?" (z. B. "Hybride Meetings für 12 Personen mit Microsoft Teams Rooms")
  • Technische Anforderungen – "Welche Standards müssen erfüllt werden?" (z. B. "Dante-Audio-Netzwerk, AVIXA DISCAS-konforme Display-Dimensionierung")
  • Nicht-funktionale Anforderungen – Support, Schulung, Dokumentation, Service Level

Schritt 4: Budget realistisch definieren

Setzen Sie ein marktgerechtes Budget. Richtwerte für Konferenzräume (Stand 2026, deutscher Markt, netto, inkl. Installation):

RaumkategoriePersonenBudget-Rahmen
Huddle Room2–66.000–18.000 €
Kleiner Konferenzraum6–1015.000–35.000 €
Mittlerer Konferenzraum10–1430.000–65.000 €
Großer Konferenzraum14–2560.000–120.000 €
Boardroom Premiumbis 20100.000–250.000 €
Auditorium / Hörsaal50+150.000–500.000 €
Premium-Räume mit LED-Wallbeliebigab 150.000 € + LED-Wand

Hinweis: Die Preisspanne hängt stark vom Plattform-Konzept ab (BYOD vs. Microsoft Teams Rooms vs. Crestron Flex), von der Akustik-Behandlung und davon, ob Pro-AV-Komponenten (Dante, Crestron, Q-SYS) oder UCC-Bundles eingesetzt werden. Eine detaillierte Beschreibung der Plattformwahl findest du im Artikel Hybride Meetings einrichten 2026.

Fachplanung in Anspruch nehmen

Ein häufig unterschätzter Schritt: die Beauftragung eines herstellerneutralen Fachplaners für Medientechnik vor der Ausschreibung. Die Investition zahlt sich in der Regel mehrfach aus.

Wann lohnt sich Fachplanung?

  • Projekte über ca. 30.000 € Auftragswert
  • Komplexe Räume (Auditorien, Boardrooms, Multifunktionsräume)
  • Mehrere Räume gleichzeitig (Standardisierung)
  • Öffentliche Auftraggeber (Pflicht zur Trennung von Planung und Ausführung)
  • Komplexe IT-Integration (Multi-Plattform-Setups, Raumautomation)

HOAI als Grundlage

Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI 2021) bildet den Rahmen für die Fachplanung. AV-/Medientechnik fällt in der Regel unter die Anlagengruppe 7 oder 8 (Nutzungsspezifische Anlagen) der Technischen Ausrüstung nach § 53 HOAI. Die Leistungsphasen 1–9 strukturieren die Planungstiefe.

Seit dem EuGH-Urteil 2019 und der HOAI-Novelle 2021 sind die Honorare frei verhandelbar – die HOAI gibt aber weiterhin den orientierenden Rahmen für Leistungsbild und Vergütung.

Qualifikation des Fachplaners prüfen

Achten Sie auf folgende Qualifikationsnachweise:

  • AVIXA CTS-D (Certified Technology Specialist – Design) – internationaler Goldstandard für AV-Fachplaner
  • Mitgliedschaft in einer Ingenieurkammer (bei eingetragenen Ingenieuren)
  • Referenzen vergleichbarer Projekte
  • Nachweisbare Herstellerneutralität (kein Vertrieb von Distributoren-Produkten)

Das Leistungsverzeichnis erstellen

Das Leistungsverzeichnis (LV) ist das Herzstück jeder Ausschreibung. Ein gutes LV ist detailliert genug für vergleichbare Angebote, aber flexibel genug für verschiedene Lösungsansätze.

Struktur eines Leistungsverzeichnisses

  1. Allgemeine Angaben: Projekttitel, Auftraggeber, Zeitrahmen, Vergabeverfahren
  2. Beschreibung der Ausgangssituation: Räume, bestehende Systeme, Schnittstellen
  3. Anforderungsbeschreibung: Funktionale und technische Anforderungen
  4. Leistungspositionen: Detaillierte Liste aller Leistungen (Hardware, Software, Dienstleistungen)
  5. Bewertungskriterien: Wie werden Angebote bewertet? (bei öffentlichen Aufträgen verpflichtend offenzulegen)
  6. Formale Anforderungen: Angebotsfristen, -format, Ansprechpartner
  7. Vertragsbedingungen: AGB, optionale VOB/B, EVB-IT, Wartungsvertrag

Tipps für gute Leistungspositionen

  • Herstellerneutral formulieren: "Decken-Mikrofonarray, mind. 8 konfigurierbare Aufnahmezonen, Dante-/AES67-Anschluss, IntelliMix-DSP onboard" – statt "Shure MXA920"
  • Messbare Kriterien: "Mikrofon-Abdeckung mind. 9 × 9 m" statt "gute Audioqualität"
  • AVIXA-Standards als Referenz: "Display-Dimensionierung nach AVIXA DISCAS (V202.01) für Basic Decision Making", "Nachhallzeit RT60 zwischen 0,4 und 0,6 s"
  • Muss- und Kann-Kriterien: "Muss-Kriterien" (zwingend) vs. "Kann-Kriterien" (bonusbewertet)
  • Optional-Positionen ausweisen: Ermöglicht Angebotsvergleich mit und ohne Extras
  • Bestandsschutz dokumentieren: Welche vorhandene Hardware muss integriert werden?

Häufige Fehler vermeiden

  • Zu vage Formulierungen ("modernes Konferenzsystem", "State of the Art")
  • Zu spezifische Produktvorgaben (es sei denn, der "oder gleichwertig"-Zusatz wird ergänzt – bei öffentlichen Aufträgen rechtlich erforderlich)
  • Fehlende Nebenleistungen (Installation, Schulung, Dokumentation, Support)
  • Unrealistische Zeitvorgaben (insbesondere bei Lieferzeiten 2025/26 für Crestron, Cisco, Shure – teilweise 4–12 Wochen)
  • Fehlende SLA-Anforderungen (Reaktionszeit, Wiederherstellungszeit)
  • Vergessene Wartungs- und Lebenszyklus-Klauseln

Die richtigen Anbieter einladen

Die Qualität der Angebote hängt maßgeblich von der Auswahl der eingeladenen Anbieter ab.

Recherche-Quellen

  • Herstellerempfehlungen (zertifizierte Partner, z. B. Crestron Authorized Independent Programmer, Cisco Premier Partner, Shure Certified Integrator)
  • Branchenverbände: AVIXA (international), VPLT (Verband für Medien- und Veranstaltungstechnik), bvitg (IT-Verband), bvik (Industriekommunikation)
  • Referenzprojekte anderer Unternehmen, Behörden und Hochschulen
  • Fachmessen: ISE Barcelona (Februar), prolight + sound Frankfurt (April)
  • Fachmedien: Professional System, AV-Magazin, Inside AV
  • Vergabeplattformen für öffentliche Aufträge (bund.de, evergabe-online.de, regionale Portale)

Auswahlkriterien für Anbieter

  • Nachgewiesene Erfahrung mit vergleichbaren Projekten (Größenordnung, Branche, Technologie)
  • Herstellerzertifizierungen für die relevanten Produkte
  • CTS-D oder CTS-I-zertifizierte Fachkräfte im Team
  • Regionale Präsenz (für Support und Service – realistisch innerhalb von 100 km vom Auftragsort)
  • Finanzielle Stabilität (Bonität, Eigenkapitalquote – besonders bei Projekten > 100.000 €)
  • Kapazität für den Projektzeitrahmen (aktuelle Auftragslage des Anbieters)
  • Bei öffentlichen Aufträgen: Präqualifikation über PQ-VOB oder PQ-VOL

Anzahl der Anbieter

Empfehlung in der Privatwirtschaft: 3–5 Anbieter. Weniger führt zu mangelndem Wettbewerb, mehr erhöht den Aufwand bei der Bewertung unverhältnismäßig. Bei öffentlichen Aufträgen oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten besondere Regelungen je nach Verfahrensart.

Gleichbehandlung sicherstellen

  • Alle Anbieter erhalten dieselben Unterlagen zur gleichen Zeit
  • Fragen werden anonymisiert und Antworten an alle verteilt (in Bieterrunden oder per Bieterfrageverfahren)
  • Ortsbesichtigungen für alle oder keinen
  • Keine Vorab-Informationen an "bevorzugte" Anbieter
  • Bei öffentlichen Aufträgen: rechtliche Pflicht zur Gleichbehandlung nach § 97 GWB

Angebote richtig bewerten

Die Bewertung der Angebote ist der kritischste Schritt. Hier entscheidet sich, ob Sie das beste Angebot oder nur das billigste wählen.

Bewertungsmatrix erstellen

Definieren Sie vor der Angebotsöffnung eine Bewertungsmatrix mit gewichteten Kriterien:

KriteriumGewichtung (Beispiel)
Technische Lösung30 %
Preis (TCO über 5 Jahre)25 %
Referenzen und Erfahrung15 %
Support, SLA und Service15 %
Zeitplan und Lieferfähigkeit10 %
Nachhaltigkeit / ESG5 %

Bei öffentlichen Aufträgen müssen Zuschlagskriterien und deren Gewichtung vor Angebotsabgabe in den Vergabeunterlagen transparent offengelegt werden (§ 58 VgV). Nach § 127 GWB ist nicht zwingend das billigste, sondern das wirtschaftlichste Angebot zu bezuschlagen.

Technische Bewertung

  • Erfüllt das Angebot alle Muss-Kriterien? (Ausschlussgrund bei Nichterfüllung)
  • Wie gut werden Kann-Kriterien erfüllt?
  • Ist die vorgeschlagene Lösung zukunftssicher (Update-Pfade, Modularität)?
  • Gibt es innovative Ansätze, die über das LV hinausgehen?
  • Sind die Komponenten interoperabel und herstellerübergreifend kompatibel?

Preisbewertung (Total Cost of Ownership)

Vergleichen Sie nicht nur Summen:

  • Vollständigkeit prüfen (alle Positionen bepreist, keine versteckten Nullposten?)
  • Versteckte Kosten identifizieren (Reisekosten, Stundensätze für Change Requests, Lizenzgebühren)
  • Lifecycle-Kosten betrachten über 5 Jahre (Wartung, Software-Lizenzen, Cloud-Subscriptions wie Crestron XiO, Shure Designer Cloud, Microsoft Teams Premium)
  • Preisauffälligkeiten hinterfragen – zu günstig kann ein Hinweis auf Unterkalkulation oder fehlende Leistungen sein
  • Aufrundungs- und Logistikkosten ehrlich kalkulieren

Angebotspräsentationen

Bei komplexen Projekten empfehle ich Angebotspräsentationen mit den Top-3-Anbietern:

  • Anbieter stellen ihre Lösung persönlich vor (60–90 Minuten pro Anbieter)
  • Rückfragen können direkt geklärt werden
  • Soft Skills und Projektteam werden erkennbar
  • Bei öffentlichen Aufträgen nur im Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb zulässig

Vergabe und Vertragsgestaltung

Nach der Bewertung folgt die Vergabeentscheidung. Hier einige Tipps aus der Praxis.

Verhandlungen vorbereiten

  • Verhandlungspotenzial identifizieren – nicht nur Preis, sondern auch Service, Schulung, Verlängerungsoptionen
  • Alternative Szenarien vorbereiten (Leistungsumfang anpassen)
  • Realistische Ziele setzen – 5–10 % Nachlass im privatwirtschaftlichen Umfeld ist üblich
  • Bei öffentlichen Aufträgen: Nachverhandlung nur im Verhandlungsverfahren zulässig, nicht im offenen Verfahren

Vergabegespräch führen

  • Mit den Top-2-Anbietern beginnen
  • Nach Optimierungsmöglichkeiten fragen
  • Gesamtpakete vergleichen, nicht nur Einzelpreise
  • Alle Änderungen schriftlich dokumentieren
  • Bei öffentlichen Aufträgen: Vergabevermerk nach § 8 VgV pflichtgemäß führen

Absagen professionell kommunizieren

  • Nicht erfolgreiche Anbieter zeitnah informieren
  • Bei öffentlichen Aufträgen: Vorinformation nach § 134 GWB mit 10-Tage-Wartepflicht
  • Feedback-Gespräch anbieten (Mehrwert für beide Seiten)
  • Gründe nicht zu detailliert nennen (Vergaberügen vermeiden)
  • Tür für zukünftige Projekte offenhalten

Vertrag sorgfältig gestalten

Ein guter AV-Vertrag enthält:

  • Detaillierte Leistungsbeschreibung (LV als Anlage)
  • Zeitplan mit Meilensteinen und Abnahmeschritten
  • Zahlungsbedingungen: typischerweise 30 % Anzahlung, 60 % bei Lieferung, 10 % nach Abnahme
  • Skonto-Vereinbarungen (z. B. 2 % bei Zahlung innerhalb 14 Tagen)
  • Gewährleistung nach BGB (24 Monate) oder verlängert (36–60 Monate bei Premium-Verträgen)
  • Wartungsvertrag mit SLA (Reaktionszeit, Wiederherstellungszeit, Ersatzteilbevorratung)
  • Sicherheitsleistungen: Vertragserfüllungsbürgschaft (5–10 % der Auftragssumme), Gewährleistungsbürgschaft (3–5 %)
  • Vertragsstrafen bei Verzug (üblich: 0,2 % pro Werktag, gedeckelt auf 5 % der Auftragssumme)
  • Änderungsmanagement (Change-Request-Prozess mit Stundensätzen)
  • Eigentumsvorbehalt bis vollständige Bezahlung
  • DSGVO-Auftragsverarbeitungsvertrag bei Cloud-Komponenten

Vertragsmuster für öffentliche Auftraggeber:

  • EVB-IT Kauf für reine Hardware-Beschaffung
  • EVB-IT System für komplexe Systemlieferungen mit Integration
  • EVB-IT Service für Wartungsverträge
  • VOB/B für Bauleistungen
  • VOL/B (durch UVgO weitgehend ersetzt) für Lieferleistungen

Compliance und Sonderaspekte

Drei Themen, die in vielen Ausschreibungen unterschätzt werden:

DSGVO bei AV-Systemen

Moderne Konferenztechnik kann personenbezogene Daten verarbeiten – etwa durch Kamera-Tracking, Voice-Analytics, Sprecher-Identifikation oder Meeting-Recording. Im Leistungsverzeichnis sind zu klären:

  • Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO)
  • Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) bei Cloud-Diensten wie Microsoft Teams Premium, Zoom AI Companion, Crestron XiO
  • Datentransfer in Drittstaaten (USA-Hosting, Schrems-II-Komplexität)
  • Speicherort und Aufbewahrungsfristen
  • Löschkonzepte (insbesondere für Recording-fähige Systeme)

Mitbestimmung des Betriebsrats

§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG verpflichtet zur Mitbestimmung bei "technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen". Das betrifft 2026 zunehmend:

  • AV-Systeme mit Recording-Funktion
  • Kamera-Tracking-Systeme
  • Voice-Analytics und Transkription
  • Raumauslastungsanalyse über People Counting
  • AI-Meeting-Recap (Microsoft Copilot, Zoom AI Companion)

Praxisempfehlung: Betriebsrat vor der Ausschreibung einbinden, Betriebsvereinbarung parallel zum Beschaffungsprozess vorbereiten.

ESG-Kriterien

Moderne Beschaffungen integrieren zunehmend Nachhaltigkeitskriterien:

  • Energieverbrauch der AV-Systeme (Standby, aktiv)
  • Reparierbarkeit und Ersatzteilverfügbarkeit
  • Recycling-Konzepte und WEEE-Konformität
  • Lieferantenverhalten nach Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
  • Energieausweise und Energy-Star-Zertifizierungen für Displays

Bei öffentlichen Aufträgen: § 67 VgV erlaubt explizit umweltbezogene Zuschlagskriterien.

Häufige Fragen zur Ausschreibung von Medientechnik

Ab welchem Auftragsvolumen lohnt sich eine Ausschreibung? In der Privatwirtschaft ab ca. 20.000 € Auftragsvolumen. Bei öffentlichen Auftraggebern besteht eine grundsätzliche Wettbewerbspflicht – auch unterhalb der EU-Schwellenwerte sind Vergleichsangebote nach UVgO einzuholen.

Was sind die aktuellen EU-Schwellenwerte 2026 für AV-Beschaffung? Ab 1. Januar 2026 gelten für Liefer- und Dienstleistungen 216.000 € (klassische öffentliche Auftraggeber) bzw. 140.000 € (Bundesbehörden). Für Bauleistungen 5.404.000 €. Die Werte sind bis 31. Dezember 2027 gültig.

Muss ich als privatwirtschaftliches Unternehmen Vergaberecht beachten? Grundsätzlich nein. Es gilt Privatautonomie. Empfehlenswert ist trotzdem eine strukturierte Ausschreibung, um Preisvorteile und Lösungsvielfalt zu nutzen.

Wie lange dauert eine Ausschreibung typischerweise? Für ein mittleres AV-Projekt von der Vorbereitung bis zur Vergabeentscheidung: 6–12 Wochen privatwirtschaftlich. Bei öffentlichen Aufträgen im offenen Verfahren oberhalb der Schwellen: mindestens 15–20 Wochen inkl. Mindestfristen nach VgV.

Was ist der Unterschied zwischen herstellerneutraler und herstellerspezifischer Ausschreibung? Herstellerneutral bedeutet: Anforderungen über Funktionen und Standards beschrieben (z. B. "Decken-Mikrofon mit 8 konfigurierbaren Zonen"). Bei öffentlichen Aufträgen ist das Pflicht – Produktnennungen sind nur mit "oder gleichwertig"-Zusatz zulässig (§ 31 VgV).

Was ist EVB-IT und wann brauche ich das? Die EVB-IT sind Standardvertragsbedingungen für IT-Beschaffung der öffentlichen Hand. Für AV-Systeme sind in der Regel EVB-IT System (komplexe Integration) oder EVB-IT Kauf (reine Hardware) relevant. Bei privaten Auftraggebern nicht verpflichtend, aber als Orientierung nutzbar.

Brauche ich einen Fachplaner für meine Ausschreibung? Bei Projekten über 30.000 € oder mit komplexen Räumen lohnt sich ein herstellerneutraler Fachplaner regelmäßig. Bei öffentlichen Auftraggebern ist die Trennung von Planung und Ausführung Standard. Qualifikationsnachweis: AVIXA CTS-D, HOAI-Berufserfahrung, dokumentierte Referenzen.

Was sollte ein Wartungsvertrag enthalten? Reaktionszeit (z. B. 4 Stunden in der Geschäftszeit), Wiederherstellungszeit (z. B. nächster Werktag), Ersatzteilbevorratung, Firmware-Updates, präventive Wartung (1–2 × pro Jahr), Helpdesk-Erreichbarkeit. Typische Wartungskosten: 8–15 % der Hardware-Investition pro Jahr.


Eine professionelle Ausschreibung erfordert Aufwand – sie zahlt sich aber durch bessere Preise, bessere Lösungen und weniger Projektprobleme aus.

Wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen, der Angebotsbewertung oder der vollständigen Fachplanung benötigen, stehe ich gerne zur Verfügung – herstellerneutral und ohne Distributoreninteressen.

Weiterfuhrende Artikel

Haben Sie Fragen zu diesem Thema?

Ich berate Sie gerne personlich zu Ihrem Projekt.

Projektanfrage starten