Warum öffentliche Ausschreibungen für Medientechnik zunehmen
Schulen, Rathäuser, Universitäten, Behörden, Krankenhäuser – in allen diesen Bereichen finden aktuell umfangreiche Medientechnik-Ausschreibungen statt. Öffentliche Vergabeplattformen zeigen: Medientechnik ist eines der am stärksten wachsenden Vergabesegmente im öffentlichen Beschaffungswesen.
Auslöser sind mehrere Förderprogramme und Modernisierungsschübe:
- DigitalPakt Schule (2019–2024) hat die Erstausstattung hunderter Schulen mit interaktiven Displays und Videokonferenztechnik finanziert
- DigitalPakt 2.0 (2024–2030) führt die Förderung in deutlich erweitertem Umfang fort und schließt nun auch Verbrauchsmaterial, Ersatzbeschaffung und Wartung ein
- Hochschuldigitalisierungsprogramme der Länder modernisieren Hörsäle, Seminarräume und Bibliotheken
- Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) fördert digitale Infrastruktur in Kliniken
- Allgemeiner Modernisierungsdruck durch hybride Arbeitsmodelle in Verwaltungen
Das Vergaberecht im Überblick
Das öffentliche Vergaberecht in Deutschland ist hierarchisch aufgebaut und hängt vom geschätzten Auftragswert ab.
Oberhalb der EU-Schwellenwerte (Oberschwellenbereich)
Ab Erreichen der EU-Schwellenwerte greift europäisches Vergaberecht. Die Schwellenwerte gelten ab 1. Januar 2026 für zwei Jahre:
| Auftragsart | Schwellenwert netto |
|---|---|
| Bauleistungen | 5.404.000 € |
| Liefer- und Dienstleistungen (klassische öffentliche Auftraggeber) | 216.000 € |
| Liefer- und Dienstleistungen (obere und oberste Bundesbehörden) | 140.000 € |
| Liefer- und Dienstleistungen (Sektorenauftraggeber) | 432.000 € |
| Soziale und besondere Dienstleistungen | 750.000 € |
Anzuwendende Regelwerke im Oberschwellenbereich:
- GWB §§ 97 ff. (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) – Rahmengesetz
- VgV (Vergabeverordnung) – für Liefer- und Dienstleistungen
- SektVO (Sektorenverordnung) – für Sektorenauftraggeber wie Verkehr, Energie, Wasser
- KonzVgV (Konzessionsvergabeverordnung) – für Konzessionen
- VOB/A EU – für Bauleistungen
- VSVgV – für Aufträge im Bereich Verteidigung und Sicherheit
Unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenbereich)
Auch unterhalb der Schwellenwerte gelten Grundsätze von Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung und Wirtschaftlichkeit:
- UVgO (Unterschwellenvergabeordnung) – für Liefer- und Dienstleistungen
- VOB/A – für Bauleistungen
- Landesrechtliche Vergabe- und Tariftreuegesetze (z. B. TVgG-NRW)
Direktaufträge sind 2026 möglich bis 15.000 € netto (Bundesbehörden nach § 14 UVgO i. V. m. aktuellen Verwaltungsvorschriften) bzw. bis 50.000 € netto bei Bauleistungen (§ 3a Abs. 4 VOB/A).
Verfahrensarten im Überblick
| Verfahren | Wann anwendbar |
|---|---|
| Offenes Verfahren | Standardverfahren im Oberschwellenbereich; alle Bieter dürfen Angebote abgeben |
| Nicht offenes Verfahren | Zweistufig mit Teilnahmewettbewerb und anschließender Angebotsabgabe |
| Verhandlungsverfahren mit/ohne Teilnahmewettbewerb | Für komplexe Beschaffungen; nur unter engen Voraussetzungen zulässig |
| Wettbewerblicher Dialog | Für besonders komplexe Aufträge mit unklarem Lösungsweg |
| Innovationspartnerschaft | Für die Entwicklung innovativer Lösungen |
| Öffentliche Ausschreibung | Nationale Verfahrensart im Unterschwellenbereich, vergleichbar mit offenem Verfahren |
| Beschränkte Ausschreibung | Mit Teilnahmewettbewerb im Unterschwellenbereich |
| Verhandlungsvergabe | Nationales Pendant zum Verhandlungsverfahren im Unterschwellenbereich |
Pflicht zur elektronischen Vergabe
Seit dem 18. Oktober 2018 sind öffentliche Auftraggeber oberhalb der EU-Schwellenwerte verpflichtet, das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln (eVergabe). Im Unterschwellenbereich gilt diese Pflicht seit dem 1. Januar 2020 nach § 38 UVgO. Praktisch erfolgt das über Vergabeplattformen wie evergabe-online.de, vergabe.metropoleruhr.de oder das DTVP (Deutsches Vergabeportal).
Das Gebot der produktneutralen Leistungsbeschreibung
Der für die Medientechnik-Praxis wichtigste Grundsatz: § 31 Abs. 6 VgV (oberhalb der Schwellen) bzw. § 28 Abs. 2 UVgO (unterhalb der Schwellen) verbietet die Nennung bestimmter Hersteller, Marken oder Produktbezeichnungen, wenn dies bestimmte Bieter bevorzugt oder ausschließt.
Ausnahmen: Eine Produktnennung ist zulässig, wenn
- sie durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt ist, ODER
- der Auftragsgegenstand sonst nicht hinreichend genau beschreibbar wäre, UND
- der Zusatz "oder gleichwertig" ergänzt wird.
Was bedeutet das in der Praxis?
Ein produktneutrales Leistungsverzeichnis beschreibt Funktionen und messbare technische Kriterien statt Produktnamen. Beispiele aus der Konferenztechnik-Praxis:
- Statt "Shure MXA920" → "Decken-Mikrofonarray, mindestens 8 konfigurierbare Aufnahmezonen, Dante/AES67-Anschluss, IntelliMix-DSP onboard, Microsoft-Teams-zertifiziert"
- Statt "Crestron Flex Bar" → "Video-Bar mit 4K-PTZ-Kamera, mind. 8x optischer Zoom, integrierten Lautsprechern und Mikrofonarray, USB-C-Anschluss, MTR-zertifiziert"
- Statt "Logitech Tap Scheduler" → "10-Zoll-Touch-Panel für Raumbuchung mit Exchange/Microsoft-365-Integration, PoE-fähig, Andon-Status-LED"
Die Herausforderung: Viele öffentliche Auftraggeber haben weder die technische Tiefe noch die Erfahrung, produktneutrale Leistungsverzeichnisse rechtssicher zu erstellen. Genau hier setzt die AV-Fachplanung an.
Konsequenzen bei Verstoß
Bei Verstößen gegen das Produktneutralitätsgebot drohen:
- Rügen und Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer
- Aufhebung des Verfahrens und Neuausschreibung
- Schadensersatzpflicht gegenüber benachteiligten Bietern
- Imageschaden und Verzögerung des Projekts
Die Rolle des AV-Fachplaners bei öffentlichen Projekten
Bei öffentlichen Medientechnikprojekten übernimmt der AV-Fachplaner eine Doppelrolle: als technischer Berater des Auftraggebers und als Vertreter im Vergabeverfahren.
Konkrete Leistungen während des Vergabeprozesses
- Bedarfsanalyse über alle Stakeholder (IT, Facility, Pädagogik bei Schulen, Lehrstühle bei Hochschulen, DSB, Personalrat)
- Erstellung eines produktneutralen Leistungsverzeichnisses mit funktionalen und technischen Anforderungen, AVIXA-Standards (DISCAS V202.01, A102.01) und SLA-Spezifikationen
- Definition der Zuschlagskriterien mit Gewichtung – verpflichtend offenzulegen nach § 58 VgV
- Mitwirkung beim Vergabeverfahren in Leistungsphase 7 nach § 55 HOAI (Mitwirkung bei der Vergabe)
- Angebotsbewertung technisch und wirtschaftlich (TCO-Betrachtung über die Lebensdauer)
- Bauüberwachung in Leistungsphase 8: Abnahme, Mängelmanagement, Schnittstellenkoordination
Eignungsnachweis des Fachplaners
Bei öffentlichen Aufträgen muss der Fachplaner seinerseits in einem separaten Verfahren beauftragt werden. Übliche Eignungsnachweise:
- AVIXA CTS-D (Certified Technology Specialist – Design) – internationaler Goldstandard
- Ingenieurkammer-Eintragung (bei eingetragenen Ingenieuren)
- Referenzprojekte vergleichbarer Größenordnung
- Berufshaftpflichtversicherung mit ausreichender Deckungssumme (üblich: 1,5–3 Mio. €)
- Präqualifikation (PQ-VOL bzw. PQ-VOB) bei wiederkehrenden Auftraggebern
- Nachweis der Herstellerneutralität – kein Vertrieb von Distributoren-Produkten
HOAI 2021: Medientechnik als Anlagengruppe 7
Die HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) in der Fassung von 2021 regelt die Honorare für Planungsleistungen. Für Medientechnik sind drei Paragraphen relevant:
- § 53 HOAI – Anwendungsbereich und Anlagengruppen
- § 55 HOAI – Leistungsbild Technische Ausrüstung mit den 9 Leistungsphasen
- § 56 HOAI – Honorare für Grundleistungen der Technischen Ausrüstung
Anlagengruppen der Technischen Ausrüstung
§ 53 Abs. 2 HOAI nennt acht Anlagengruppen der Technischen Ausrüstung:
- Abwasser-, Wasser- und Gasanlagen
- Wärmeversorgungsanlagen
- Lufttechnische Anlagen
- Starkstromanlagen
- Fernmelde- und informationstechnische Anlagen (Netzwerk, Server, Telefonie)
- Förderanlagen
- Nutzungsspezifische Anlagen und verfahrenstechnische Anlagen – hier fällt Medientechnik typischerweise ein
- Gebäudeautomation und Automation von Ingenieurbauwerken (MSR-Technik)
AV- und Medientechnik wird in der Regel der Anlagengruppe 7 zugeordnet – nutzungsspezifische Anlagen. Reine Netzwerk-Infrastruktur (Datenverkabelung, Switches, Server-Räume) gehört dagegen zu Anlagengruppe 5. In komplexen Projekten gibt es Schnittstellen zu Anlagengruppe 4 (Stromversorgung) und Anlagengruppe 8 (Gebäudeautomation für Raumsteuerung, Beleuchtungs- und Verschattungs-Anbindung).
Leistungsphasen der Fachplanung
§ 55 HOAI definiert die neun Leistungsphasen der Technischen Ausrüstung mit ihren prozentualen Anteilen am Gesamthonorar:
| Phase | Inhalt | Anteil |
|---|---|---|
| 1 | Grundlagenermittlung | 2 % |
| 2 | Vorplanung | 9 % |
| 3 | Entwurfsplanung | 17 % |
| 4 | Genehmigungsplanung | 2 % |
| 5 | Ausführungsplanung | 22 % |
| 6 | Vorbereitung der Vergabe | 7 % |
| 7 | Mitwirkung bei der Vergabe | 5 % |
| 8 | Objektüberwachung – Bauüberwachung | 35 % |
| 9 | Objektbetreuung | 1 % |
Bei kleineren Projekten werden häufig nur einzelne Leistungsphasen beauftragt – typische Konstellation: Leistungsphasen 1–7 für die Planung und Ausschreibung, dann Pause während der Ausführung, danach Leistungsphase 8 zur Abnahme.
Wichtig zur Honorarfreiheit: Seit dem EuGH-Urteil 2019 und der HOAI-Novelle 2021 sind die Honorare frei verhandelbar. Die HOAI gibt aber weiterhin den orientierenden Rahmen für Leistungsbild und Vergütung.
Typische Projekte öffentlicher Auftraggeber
Aus meiner Projektpraxis die häufigsten Anwendungsfälle:
Schulen und Bildungseinrichtungen. Klassenraum-Erstausstattung mit interaktiven Displays (75"–86"), Visualizer, Lehrer-Tablet, Beschallung. Aulen und Mensen mit Beamer/LED-Wall, Beschallung, Mikrofonsystemen. Förderung typischerweise über DigitalPakt 2.0.
Hochschulen und Universitäten. Hörsäle mit Hybrid-Funktionalität (Lehraufzeichnung, Online-Teilnahme), Seminarräume mit Microsoft Teams Rooms oder Zoom Rooms, Lerncenter mit Bring-Your-Own-Device-Lösungen. Häufig mit Voice-Lift und Kamera-Tracking.
Rathäuser und Verwaltungsgebäude. Ratssäle mit Mikrofonanlage und Abstimmungssystem, Ausschusssäle, hybride Besprechungsräume. Häufig mit Aufzeichnungs- und Streaming-Funktion (öffentliche Sitzungen).
Krankenhäuser und Gesundheitseinrichtungen. Konferenzräume für Tumorboards (Multi-Site-Konferenzen), OP-Übertragungssysteme, Schulungsräume. Förderung über KHZG-Mittel. Besondere Anforderungen an DSGVO und Patientendatenschutz.
Behörden und Bundeseinrichtungen. Hybrid-fähige Sitzungsräume, sichere Videokonferenz-Räume (BSI-Anforderungen), Krisenmanagement-Räume. Häufig mit EVB-IT-Verträgen und besonderen Sicherheitsanforderungen.
Vertragstypen für öffentliche AV-Beschaffung
Die richtige Vertragsbasis ist 2026 wichtiger denn je. Für AV-Projekte öffentlicher Auftraggeber sind folgende Vertragstypen relevant:
- EVB-IT Kauf für reine Hardware-Beschaffung ohne komplexe Integration
- EVB-IT System für komplexe Systemlieferungen mit Installation und Integration – der häufigste Vertragstyp für mittelgroße bis große AV-Projekte
- EVB-IT Service für laufende Wartungsverträge nach Abnahme
- EVB-IT Dienstleistung für Beratungs- und Planungsleistungen (z. B. AV-Fachplanung)
- VOB/B für Bauleistungen (Festinstallation mit baulichen Maßnahmen)
- VOL/B ist durch die UVgO weitgehend ersetzt, kommt aber noch in Altverträgen vor
Losweise Vergabe und Mittelstandsförderung
§ 97 Abs. 4 GWB schreibt grundsätzlich losweise Vergabe vor, um mittelständische Unternehmen zu fördern. Bei AV-Projekten sind typische Lose:
- Los 1: Lieferung Hardware (Displays, Mikrofone, Lautsprecher, DSP)
- Los 2: Installation und Inbetriebnahme (Verkabelung, Programmierung, Schulung)
- Los 3: Wartung und Support (mehrjähriger Servicevertrag)
- Los 4: Akustische Behandlung (bauliche Akustikmaßnahmen)
Eine Gesamtvergabe ohne Lose ist möglich, muss aber begründet werden (wirtschaftliche oder technische Gründe). In der Praxis zeigt sich: Gesamtvergabe mit einem Generalunternehmer reduziert Schnittstellenprobleme, kostet aber meist mehr und schließt kleine Anbieter aus.
Compliance-Aspekte über das Vergaberecht hinaus
Öffentliche AV-Projekte müssen auch nicht-vergaberechtliche Vorgaben einhalten:
DSGVO bei Recording-fähigen Systemen, Kamera-Tracking, Voice-Analytics – insbesondere in Rats- und Gerichtssälen mit öffentlicher Sitzung. Die rechtliche Grundlage (Einwilligung, Aufgabenerfüllung) muss vor der Beschaffung geklärt sein.
Mitbestimmungsrechte der Personalvertretung (Bundespersonalvertretungsgesetz BPersVG, Landespersonalvertretungsgesetze): Bei AV-Systemen mit Überwachungspotenzial – Aufzeichnung, Voice-Analytics, Raumauslastungsmessung – greift typischerweise die Mitbestimmung des Personalrats.
BSI-IT-Grundschutz und NIS-2-Umsetzungsgesetz bei kritischen Infrastrukturen und sicherheitsrelevanten Behörden – betrifft Cloud-Komponenten von Crestron XiO, Shure Audio Cloud, Nureva Console, Microsoft Teams Rooms.
Barrierefreiheit nach BFSG (Barrierefreiheitsstärkungsgesetz, gilt seit Juni 2025): Bedienpanele, Touch-Controller und User Interfaces müssen barrierearm gestaltet sein – betrifft öffentliche Auftraggeber besonders.
Nachhaltigkeit und ESG: § 67 VgV erlaubt explizit umweltbezogene Zuschlagskriterien. Energieverbrauch, Reparierbarkeit und Lieferanten-Compliance (LkSG) werden zunehmend relevant.
Häufige Fragen
Welche EU-Schwellenwerte gelten 2026 für Medientechnik-Beschaffung? Ab 1. Januar 2026 gelten 216.000 € (klassische öffentliche Auftraggeber) bzw. 140.000 € (Bundesbehörden) für Liefer- und Dienstleistungen. Für Bauleistungen 5.404.000 €. Die Werte gelten bis 31. Dezember 2027.
Unter welcher HOAI-Anlagengruppe wird Medientechnik geplant? Typischerweise unter Anlagengruppe 7 (Nutzungsspezifische Anlagen) nach § 53 Abs. 2 HOAI. Reine Netzwerkinfrastruktur kann in Anlagengruppe 5 (Fernmelde- und informationstechnische Anlagen) fallen, Raumautomation in Anlagengruppe 8.
Darf ich als öffentlicher Auftraggeber bestimmte Produkte in der Ausschreibung nennen? Grundsätzlich nicht (§ 31 Abs. 6 VgV, § 28 Abs. 2 UVgO). Eine Produktnennung ist nur zulässig, wenn der Auftragsgegenstand nicht anders hinreichend genau beschreibbar ist UND der Zusatz "oder gleichwertig" ergänzt wird. Sicherer ist eine produktneutrale Beschreibung über Funktionen und Standards.
Wer darf bei öffentlichen Projekten als AV-Fachplaner beauftragt werden? Üblich sind Architekten- und Ingenieurbüros mit nachgewiesener Expertise. Qualifikationsnachweise: AVIXA CTS-D, Ingenieurkammer-Eintragung, einschlägige Referenzen, Berufshaftpflichtversicherung. Bei größeren Projekten muss der Fachplaner separat ausgeschrieben werden.
Was sind die EVB-IT-Verträge? Standardvertragsbedingungen des Bundes und der Länder für IT-Beschaffung. Für Medientechnik sind besonders EVB-IT System (komplexe Systeme mit Integration) und EVB-IT Service (Wartungsverträge) relevant.
Ist DigitalPakt Schule noch aktiv? Der ursprüngliche DigitalPakt Schule (2019–2024) ist ausgelaufen. Mit dem DigitalPakt 2.0 (2024–2030) wurde die Förderung erweitert fortgeführt und schließt nun auch laufende Kosten, Wartung und Ersatzbeschaffung mit ein.
Muss bei öffentlichen AV-Aufträgen elektronisch ausgeschrieben werden? Ja. Seit dem 18. Oktober 2018 (Oberschwellenbereich) bzw. dem 1. Januar 2020 (Unterschwellenbereich, § 38 UVgO) ist die elektronische Vergabe (eVergabe) verpflichtend. Praktisch über Plattformen wie evergabe-online.de, DTVP oder regionale Vergabeportale.
Wann ist eine losweise Vergabe vorgeschrieben? Grundsätzlich immer nach § 97 Abs. 4 GWB. Gesamtvergaben sind die Ausnahme und müssen mit wirtschaftlichen oder technischen Gründen schriftlich begründet werden. Bei AV-Projekten typische Lose: Hardware, Installation, Wartung, Akustik.
Wie lange dauert eine öffentliche AV-Ausschreibung typischerweise? Im offenen Verfahren oberhalb der EU-Schwellen: mindestens 15–20 Wochen ab Bekanntmachung (gesetzliche Mindestfristen plus Bewertung). Im Unterschwellenbereich realistisch 8–12 Wochen. Die Fachplanung im Vorlauf braucht zusätzlich 4–8 Wochen.
Öffentliche Medientechnik-Projekte sind komplexer als ihre privatwirtschaftlichen Pendants – aber mit klarer Trennung von Planung, Ausschreibung und Ausführung sowie einem herstellerneutralen AV-Fachplaner an Bord werden sie planbar.
Sie sind öffentlicher Auftraggeber oder planen ein vergaberechtlich relevantes Projekt? Als unabhängiger Fachplaner für Medientechnik begleite ich Sie von der Bedarfsanalyse über die produktneutrale Ausschreibung bis zur Abnahme.
